Текущая ситуация

В ОАО «РЖД» более 218 тысяч автоматизированных рабочих мест.

На полигоне Южно-Уральской железной дороге 17,5 тысяч (8% от общей численности).

Почти на каждом рабочем месте установлен Microsoft Office для работы в текстовом и табличном редакторах. У 10% сотрудников в должностные обязанности входят такие функции, как работа над совместным документом (инженеры, технологи), в том числе по причине увеличения ВКС (работа над вопросом в онлайн-режиме) и консолидация информации в табличном виде. Для проведения подобных работ ОАО «РЖД» применяется практика направления утвержденной формы в адрес причастных участников процесса.

Для оптимизации данного процесса многие бизнес компании используют облачные офисные сервисы (docs.google, docs.yandex и тд). В ОАО «РЖД» для обмена данными используется внутренняя сеть интранет, и хранение данных в хранилищах сервисов внешнего контура противоречит политике конфиденциальности компании.

Проблема

- При организации работ по сбору информации, в котором задействованы более одного пользователя, и консолидации их в единый пул данных, расходуются трудочасы на такие рутинные операции как копирование данных из одного документа в другой и их свод в общую базу.

- При внедрении проектов с оперативной сменой статуса прослеживается потеря временных ресурсов вследствии ожидания отчета о ходе работ на текущий период от ответственного исполнителя (зачастую на электронную почту).

- Так же уходит дополнительное время на скачивание документа, требуется необходимое пространство для хранения документа

-Перед совещаниями (технической учебой) презентационный материал зачастую поддается корректировке. Это несет за собой риск презентовать неактуальный материал. Особенно в случаях, когда на совещании больше 2х выступающих и за свод материалов для выступления отвечает отдельно выделенный персонал.

Пример: для консолидации информации в рамках филиала ГВЦ ответственный исполнитель направляет форму (файл) ответственным исполнителям, получает заполненную форму и сводит в единый документ.

- Используется импортное ПО, подверженное влиянию санкций (в марте текущего года Американская корпорация Microsoft приняла решение о приостановке своей деятельности на территории России)

Решение

Команда нашего проекта предлагает внедрить облачный офис внутри сети передачи ОАО "РЖД".

Это возможность причастных работать одновременно над одним документом в браузере.

Пример: для консолидации информации в рамках филиала ГВЦ ответственный исполнитель направляет ответственным исполнителям, контролирует процесс заполнения, оперативно получает данные.

Облачный офис в сети ОАО "РЖД" не реализован

Для внедрения в ОАО РЖД можно рассмотреть продуты Р7, Мой офис или 1с Битрикс.

Внедрение облачного офиса российской разработки позволит поэтапно перевести пользователей ОАО "РЖД" на офис отечественного производителя.

Эффективность

Внедрение проекта позволит повысить достоверности информации и оперативности анализа данных, снизить трудозатраты на отчетность, повысить качество управленческих решений.

Согласно исследованиям переход в облака повышает скорость работы и экономит каждому сотруднику 20–30 минут рабочего времени ежедневно.

Вычислительная нагрузка ложится на облачные серверы

Экономический эффект

Необходимые ресурсы

Административный ресурс – согласование доступа к информационным системам ОАО «РЖД» Человеческие ресурсы – разработка и контроль внедрения;

Технические ресурсы – серверное оборудование (БД), лицензии;

Финансовые ресурсы – затраты на разработку нового ПО/покупка готового решения, закуп оборудования, приобретение лицензий.

Экономия посчитана через трудочасы:

взяв параметры – 30мин экономии в день

и Среднюю зп = 40 000 рублей

с учетом, что норма часов в месяц составляет 160 часов экономия в день составит 125 рублей.

Экономия за счет снижения трудозатрат в год на 1 работника составит 28 875 руб. .

28 875руб*21 800рм= 629 475тыс. руб.

Примерная стоимость продукта в год – 500р на 1 рабочее место

Внедрение ПО - 10 900 тыс. руб (из расчета 1 рм - 500р)

629 475-10 900=618 575тыс. руб

Риски

Риски проекта

Потеря данных (при совместном использовании документа удаление информации, внесенной коллегами )

Стоимость внедрения

Предоставление доступа к файлу (ссылке) третьим лицам

План реализации

Из основных этапов можно выделить:

• Анализ состояния ИТ-инфраструктуры
• Разработка сценария обновления
• Развертывание тестового полигона
• Тиражирование на рабочих местах

В срок до 31.12.2023 ввести в эксплуатацию на рабочих местах полигона ЮУЖД программное обеспечение (облачный редактор) с последующей возможностью импортозамещения MS Office.

На страницу проекта